USO DEL CERTIFICADO Y MARCA DE CERTIFICACIÓN.

A lo largo de este documento se hace referencia a los siguientes documentos de certificación:

• Certificado: documento emitido por .S.P.G. a las organizaciones por ella certificadas y que muestra una marca de acreditación o hace referencia a la condición de acreditado. Si el certificado se emite antes de la fecha de acreditación o sobre un sector en el cual .S.P.G. no está acreditada, el certificado emitido solo hará referencia a .S.P.G.

• Marca: Símbolo propiedad de SPG que se utiliza por las organizaciones certificadas, según las reglas definidas en este documento, para indicar que una organización ha demostrado que existe una confianza adecuada en su sistema de gestión y que este cumple con unos requisitos predeterminados. Se muestran ejemplos de marcas para algunas normas (ver figuras abajo).
• Logotipo: Símbolo utilizado por .S.P.G. como forma de identificación.

El uso que las organizaciones certificadas pueden hacer de los distintos documentos arriba indicados está restringido al certificado y la marca (acreditados o no), siendo el logotipo para uso de .S.P.G.

Junto a este documento se incluye la MARCA DE CERTIFICACIÓN (en soporte electrónico)

 Para el uso del certificado y de la marca se han de tener en cuenta las reglas siguientes:

• LA MARCA DE CERTIFICACIÓN DEBERÁ APARECER SIEMPRE ASOCIADA CON EL NOMBRE DE LA EMPRESA CERTIFICADA (EL QUE FIGURA EN SU CERTIFICADO) DE MANERA QUE FORME CON AQUÉL UN SOLO CONJUNTO GRÁFICO.
• La marca de certificación es aplicable a la gestión del sistema por la organización, y no implica la certificación de los productos y/o servicios incluidos en el alcance del certificado, por ello nunca podrá emplearse sobre producto (se considera igualmente producto los documentos generados por empresas de servicios como resultado de sus actividades, p. ej.: certificados de laboratorio, informes de consultoras, certificados, planos, actas de inspección, etc., tampoco podrá usarlo el mantenedor del ascensor sobre éste o la empresa de limpieza sobre el producto o instalación limpiada).
• Sobre embalajes primarios, o sea el que está diseñado para contener el producto o constituir una unidad de venta destinada al consumidor o usuario final, ya recubra el producto por entero o solo parcialmente pero de tal forma que no pueda modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho embalaje, no podrá utilizarse la marca de certificación.
• Cualquier organización certificada puede publicitar que su sistema de gestión está certificado contra la norma aplicable, siempre que haga referencia únicamente al alcance definido en su certificado y asegurándose, cuando el certificado no cubra la totalidad de la actividad de la organización, que en su publicidad no hay confusión entre actividades y/o lugares cubiertos por la certificación y los que no lo están. Esta observación es válida, tanto si se emplea únicamente la marca, como si se utiliza texto.
• Está permitido el uso de la marca de certificación siempre que la organización mantenga el certificado.
• Tanto el certificado como la marca sólo pueden ser utilizadas como prueba de idoneidad del sistema de gestión por la organización certificada (y que figura en el alcance), no pudiendo ser empleada por otras partes tales como clientes, suministradores, empresas del mismo grupo, etc. Para ello la marca deberá aparecer siempre asociada al nombre o logotipo de la empresa certificada, formando con este un solo conjunto gráfico.
• Si se utiliza como medio de comunicación el certificado, éste debe ser reproducido íntegro y en su forma original. Sí se podrá modificar el tamaño, siempre que no afecte al contenido del mismo.
• La marca de certificación no debe alterarse en sus proporciones, pero puede ser modificada en cuanto a tamaño, color y fondo.
• El logotipo de ENAC que aparece en los certificados de las empresas que actúan en sectores para los que .S.P.G. está acreditada, aplica únicamente a la actividad de certificación, por lo tanto de .S.P.G., no pudiendo ser reproducido por la organización certificada.

Teniendo presente las reglas anteriores, LA MARCA PUEDE SER UTILIZADA:

• En todo el material de papelería (p. ej: cartas, recibos, albaranes, facturas, faxes, comunicaciones, órdenes internas, tarjetas de visita, catálogos, etc.).

En estos medios se podrá utilizar la marca de certificación aunque no todas las actividades de la empresa estén cubiertas por el alcance de la misma; excepción hecha de:

Las ofertas y catálogos, donde deberá distinguirse qué actividades están certificadas y cuáles no (puede ser mediante un texto aclaratorio).

En el caso de que la organización sólo tuviese certificada una parte muy pequeña de sus actividades o que solamente lo estén algunas de sus localizaciones, sedes o departamentos.

• En material publicitario y promocional (p. ej: páginas web, anuncios en prensa, agendas, calendarios, presentaciones, adhesivos, vehículos de empresa, vallas publicitarias, etc.).

No olvidar que la marca ha de ir asociada al nombre o logotipo de la empresa. No se podrá utilizar en estos medios si sólo se indican productos o marcas comerciales sin mencionar la empresa; igual ocurre con las ubicaciones.

Cuando este sea el caso, igual que con el material de papelería, se podrá aclarar (mediante texto o similar) qué actividades o ubicaciones están cubiertas por la certificación.

• Sobre embalajes secundarios, es decir, sobre aquel que está diseñado para constituir una agrupación de embalajes más pequeños (primarios), que se utilizan para proteger a estos y facilitar su manipulación o su transporte, o bien aquel que se puede retirar sin que se desintegre o dañe el producto.

Cuando se utilice sobre este tipo de embalaje, se ha de tener en cuenta que la marca vaya asociada al nombre o logo de la empresa y que el alcance del sistema de gestión certificado cubra la fabricación del producto embalado.

Las organizaciones certificadas podrán hacer referencia a su condición de certificadas usando, en vez de la marca de certificación, la frase “(empresa) dispone de un sistema de gestión de (calidad, medioambiente) certificado de acuerdo a la norma (la que aplique) por .S.P.G.” Esta frase podrá usarse en todos los casos anteriormente descritos con los mismos condicionantes que las marcas de certificación.

Cualquier duda que pudiera presentarse respecto al uso del certificado, marca de certificación o inclusión de textos, debe ser consultada con la dirección de .S.P.G.

A través de las verificaciones que los equipos auditores realizan como parte de las auditorías de seguimiento y renovación y a través de las posibles quejas de usuarios u otras partes interesadas, .S.P.G. mantiene el control sobre la propiedad, uso y publicidad de sus certificados y marcas de certificación, incluidas las no acreditadas.

Cuando se detecte un uso incorrecto del certificado o marcas de certificación, por parte del cliente certificado, por ej:

• Incumplimiento de estos requisitos, al referirse al estado de la certificación en los medios de comunicación,
• Se hace o se detecta alguna declaración engañosa concerniente a la certificación
• Se utiliza o permite la utilización de manera engañosa del documento de certificación
• En caso de retirar el certificado, el cliente no cesa toda publicidad referida a la certificación.
• No modifica la publicidad en caso de reducción del alcance de la certificación
• Permite que se haga referencia a la certificación de su sistema de gestión para dar a entender que el organismo de certificación certifica un producto.
• Da a entender que la certificación se aplica a actividades y sitios por fuera del alcance
• Utiliza la certificación de forma que desprestigia a SPG y/o al sistema de certificación y genera desconfianza del público

.S.P.G. tomará las medidas oportunas para corregir estas circunstancias. Entre estas medidas, y en función de su importancia, se pueden incluir la suspensión o retirada del certificado, acciones legales y la publicación del mal uso realizado.

En el caso de la retirada del certificado, el Director Técnico lo comunicará por escrito al cliente indicándole el motivo de la misma. Se le indicará que a partir de ese momento, la organización no podrá hacer uso de la marca ni el logotipo asociado, ni publicitar su sistema de gestión como certificado, y debe devolver a .S.P.G., el certificado y cualquier documentación asociada al mismo que en su día le fuese suministrada.

En el caso de reducción de alcance, el cliente debe modificar la publicidad para ajustarlo al nuevo alcance.

A fin de evitar problemas por uso inadecuado, las organizaciones certificadas comunicarán por escrito a la dirección de .S.P.G. cualquier cambio, tanto en ubicación o cambios de actividad, como a nivel de organización o estructura interna, que se produzca en su organización y que pueda afectar al certificado concedido.

Esta instrucción constituye un acuerdo ejecutable legalmente, la firma del cual se hace efectiva al firmar la solicitud de certificación.

Rev. 13, 18 de julio de 2017