POR FIN NO MÁS «BURROCRACIA»!

REQUISITOS DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA SEGÚN LA NORMA ISO 9001:2015

Una visión global de la ISO 9001:2015 nos permite ver que esta nueva versión han simplificado los requisitos documentales, por otro lado, algo muy razonable, ya que las empresas no viven de hacer burocracia, por lo menos la mayoría.

Al lío, todo esto en la práctica se traduce en lo siguiente:

• Los registros, procedimientos y otros documentos pasan a denominarse información documentada, aunque la organización puede decidir utilizar la jerga que considere más adecuada.
• Se elimina la obligatoriedad de disponer de un Manual de Calidad y los 6 procedimientos obligatorios (Control de documentos, control de registros, auditorías internas, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas).
• La información documentada a gestionar debe ser la necesaria para trabajar y mantener un adecuado control. Si bien hay informaciones documentadas que son requeridas como tal por la norma, ahora no debemos trabajar a peso (cuanto más volumen mejor), sino que sólo debe disponerse de la información documentada que aporte utilidad y valor en la compañía. (Ej. Para realizar las auditorías internas, no se requiere disponer de un procedimiento, se puede disponer de la formación adecuada del equipo asignado y un apoyo en modo guía o checklist para apoyar el trabajo del auditor y dejar constancia de los resultados por ejemplo en un informe. Total una formación y dos formatos).
• El control de documentos, en algunas organizaciones, puede ser una actividad poco eficiente (un rollo vamos!!). Una vez realizada la tarea de reducir la documentación a la mínima imprescindible (no lo olvides, paso previo importante!!), una manera de controlar la documentación interna y externa puede consistir en establecer un sistema de control de accesos a carpetas informáticas, con permisos de actualización/modificación a los responsables asignados y de consulta/uso para el resto. Este mecanismo podría permitir eliminar el listado de control de documentos y simplificar los circuitos de actualización y aprobación de dicha documentación.
• La gestión del conocimiento también puede aportar información documentada de valor para la compañía, en forma de registros con las lecciones aprendidas de operaciones realizadas, charlas con exposición de casos de estudio, grabaciones de cursos realizados por una parte del equipo y puestos a disposición de consulta para otras personas interesadas que no asistieron, etc. Se puede establecer un repositorio con esta información y un sistema de búsqueda de palabras clave si el volumen previsto generado lo justifica. Se recomienda no forzar la actualización de esta documentación y tratarlo como un registro histórico, para no generar burocracia innecesaria.

En definitiva, debemos aprovechar esta oportunidad histórica que nos brinda ISO 9001:2015 para eliminar ‘burrocracia’ innecesaria de nuestro sistema de calidad y controlar la documentación más eficientemente.

Desde .S.P.G. siempre se ha apostado por aportar valor añadido en las auditorías y no generar burocracia innecesaria.

Juan Antonio Tormo

Auditor Jefe y Formador